Misión Naval Venezolana en España

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LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

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Por:  CF. José De Freitas Goncalves

         La ciencia administrativa ha desarrollado un gran número de técnicas que coadyuvan a lograr una adecuada sistematización, tanto del nivel estratégico, del administrativo y del operativo. En este sentido, cada vez que un integrante de la Armada se inicia en el desempeño de un cargo designado debe realizar como primera acción la lectura y análisis de los Manuales Administrativos inherentes a ese cargo, puesto que ahí se reflejan todas las actividades que se deben cumplir y la forma de cómo hacerlo.

 



 

 

 


Oficial Superior egresado de la Escuela Naval de Venezuela en el año 1988, en la promoción “TN Pedro Lucas Uribarrí”, diplomado en Ciencias Navales mención Mecánica. Cursó estudios de ingeniería mecánica en el Instituto Universitario Politécnico de la Fuerzas Armadas Nacionales “IUPFAN” (hoy UNEFA) de donde egresa en 1996 con el correspondiente titulo de ingeniero mecánico. Ha ocupado todos los cargos de su especialidad a bordo de unidades flotantes de la ARBV, incluyendo Jefe de Ingeniería de la Fragata “Gral URDANETA” (F-23). En tierra ha ocupado importantes cargos como secretario de la Comisión de Licitaciones de la Armada, Jefe de Embarque y Desembarque del personal de Flota de PDV-MARINA y Jefe de Producción del Servicio de Mantenimiento de Plataforma de la Base Naval “MCAL Juan Crisóstomo Falcón” (BNFA) en Punto Fijo Estado Falcón. Actualmente es el Jefe de la Comisión Inspectora para la construcción de los Patrulleros Oceánicos de Vigilancia, adscrito a la Misión Naval Venezolana en España.

 

 

 

 

 

      

     Durante el establecimiento de la Misión Naval Venezolana en España, la primera dificultad que se presentó fue precisamente la de no contar con los Manuales Administrativos correspondientes, por lo que hubo que redactarlos. Dado la complejidad de la organización, ya que en este particular se trata de una Misión Naval que supervisará la Construcción de Buques, desde su ingeniería de diseño hasta su construcción completa, esta tarea resultó difícil pero aleccionadora. En líneas generales y a pesar de que todos, de una u otra forma hemos trabajado en la elaboración y revisión de Manuales Administrativos, pretendo con este artículo plasmar una experiencia particular con conocimientos técnicos de base sobre la forma e importancia de la elaboración de los Manuales Administrativos.

          Lo primero que debemos conocer es el concepto de manual. Según nuestra experiencia: “Un manual es un documento elaborado sistemáticamente que indica las actividades a ser cumplidas por los miembros de una organización y la forma en que estas deberán ser realizadas, ya sea conjunta o separadamente”.

          Su objetivo principal es el de instruir al personal, acerca de los aspectos concernientes a: funciones, relaciones, procedimientos, políticas, objetivos, normas, etc., para que de esta forma, se logre una mayor eficiencia en el trabajo. Los Manuales Administrativos deben reservarse para información de carácter estable referida a la estructura funcional, la estructura procedimental, aspectos técnicos, etc.

 

           Según Joaquín Rodríguez Valencia, “Cómo elaborar y usar los manuales administrativos”: “El empleo de los manuales se creó como auxiliar para obtener el control deseado del personal de una organización y las políticas, estructura funcional, procedimientos y otras prácticas del organismo para el que está trabajando pueda dársele de manera sencilla, directa, uniforme y autorizada mediante los manuales”.

          En líneas generales, los manuales representan un medio de comunicación de las decisiones de la administración, concretamente a objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos etc. En la actualidad, el volumen y la frecuencia de dichas decisiones continúan incrementándose fundamentalmente cuando se inicia una organización. Los organismos progresistas han llegado a considerar que ciertos medios administrativos, pueden y deben cambiar tan seguido como se requiera para capitalizar oportunidades y afrontar a la competencia. Es por ello que una de las condiciones fundamentales en estos procesos es que, independientemente de haber o no participado en la elaboración, constantemente los miembros de una organización deben coadyuvar a normalizar y controlar los trámites de procedimiento y a resolver conflictos jerárquicos, así como otros problemas administrativos que surgen cuando el sistema de comunicación tiende a ser rígido. Este concepto ha incrementado la necesidad y la modificación también, de los manuales administrativos.

 

EL MANUAL COMO MEDIO DE COMUNICACIÓN

          En cualquier puesto de la organización, necesitamos dedicar algún tiempo de la gestión a la preparación de comunicaciones. Existe una gran variedad de formas de comunicación administrativa escrita.

 

           Actualmente se debe poner empeño en el uso de manuales administrativos a fin de comunicar información de naturaleza administrativa. Un manual administrativo hace que las instrucciones sean definitivas, proporcionan un arreglo rápido de las malas interpretaciones, muestra a cada uno de los integrantes de la organización cómo encaja su puesto en el total de la misma, e indica la manera en que él puede contribuir tanto al logro de los objetivos de la oficina como al establecimiento de buenas relaciones con el resto de los integrantes. Así mismo, los manuales evitarán a los jefes tener que repetir informaciones, instrucciones y procesos, además de que aumenta y facilita el entrenamiento de personal recién llegado, porque el manual les proporciona la información que necesita en forma sistematizada.

OBJETIVOS DE LOS MANUALES


        De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con los siguientes objetivos:

  1. Instruir al personal acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas.
  2. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.
  3. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y proporcionar la uniformidad en el trabajo.
  4. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales.
  5. Proporcionar información básica para la planeación e implantación de reformas administrativas.

         Se deben diseñar los manuales con base en los anteriores objetivos para lograr claridad, sencillez y flexibilidad. El trabajo de elaborar manuales esta dirigido a mantener informado al personal clave acerca de los deseos y actividades de la dirección superior.

 

VENTAJAS Y LIMITACIONES DE LOS MANUALES ADMINISTRATIVOS

 

VENTAJAS

LIMITACIONES

Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar.


Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los procedimientos, las funciones, normas.


Evitan discusiones y malentendidos, de las operaciones.


Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del tiempo.

Son instrumentos útiles en la capacitación del personal.


Incrementan la coordinación en la realización del trabajo.

Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción.

Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones


El costo de producción y actualización puede ser alto.


Si no se les actualiza periódicamente pierde efectividad.


Incluyen sólo los aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, cuya vigencia e importancia es notorio para la misma.

Muy sintéticas carecen de utilidad; muy detallados los convierten en complicados.

 

CLASIFICACIÓN DE LOS MANUALES

          Existen dos tipos de manuales, uno por su contenido y otro por su función especifica.

 

         Por su contenido se dividen en:

               a. Manual de historia
               b. Manual de organización
               c. Manual de políticas.
               d. Manual de procedimientos.
               e. Manual de contenido múltiple.
               f.  Manual de adiestramiento o instructivo
               g. Manual técnico

           Por su función específica se dividen en:

                1. Manual de producción
                2. Manual de compras
                3. Manual de ventas
                4. Manual de finanzas
                5. Manual de contabilidad
                6. Manual de crédito y cobranza
                7. Manual de personal
                8. Manuales generales

 


PLANEACIÓN Y ELABORACIÓN DE MANUALES

       Para la elaboración de manuales es imprescindible una planeación cuidadosa si se desea producir un manual que satisfaga las necesidades de los usuarios, que justifique el tiempo y dinero invertido en ellos y que se distribuyan oportunamente.

         Fundamentalmente las organizaciones para la creación de un manual, poseen un departamento centralizado que se encarga de la racionalización administrativa. Tal unidad orgánica es conocida, comúnmente, con las denominaciones siguientes: organización y método, sistemas y procedimientos, servicios administrativos, planeación y organización.

 

PLANEACIÓN DE ELABORACIÓN DE MANUALES

 


          La planeación, significa identificar por anticipado qué medios y qué procedimientos son necesarios para alcanzar un determinado objetivo, eligiendo entre todas las alternativas posibles la que permita reducir al mínimo necesario el desgaste de esfuerzos.

 

 

           Es decir que planear significa estudiar una acción futura, precisando las operaciones que se deberán llevar a cabo y en qué orden, y realizando el acoplamiento óptimo, desde el punto de vista económico entre los instrumentos y el personal necesario para llegar a dicho objetivo.

 

        La preparación de un plan está basada en dos motivos importantes: 

  • El conocimiento de los objetivos que se requieren alcanzar.
  • El conocimiento de la situación efectiva de la empresa y, en particular, de sus principales componentes: medios financieros, instrumentos, personal, grado de organización.

         Una planeación, sólidamente basada en estos dos puntos, permite determinar con ciertas facilidades lo que en el futuro se deberá hacer, quién deberá hacerlo, cuándo, dónde y cómo. Y son precisamente estos elementos que necesita la unidad administrativa responsable para poder definir mejor los contornos de su propia actividad.

PROGRAMACIÓN DEL PLAN

          Existen dos técnicas de programación aplicables para la elaboración de manuales, las gráficas de PERT y CPM. Estas técnicas dan buen resultado por separado pero son más eficaces cuando se combinan.

          

          Las siglas PERT significa técnica de evaluación y revisión de programa, las siglas CPM significan método de camino critico. Que en realidad se trata de un diagrama de flujo del proyecto en el que se incluyen periodos.


EL PROCESO DE ELABORACIÓN

          Durante este momento es cuando se proporcionan las directrices para la elaboración de los manuales administrativos, aunque no existe un modelo fijo, se presentan las circunstancias más generalizadas en la práctica, sin embargo puede haber variaciones sustanciales, de acuerdo a criterios específicos.

           Para el proceso de elaboración se recomiendan los siguientes pasos:

                 1. Recopilación de la información
                 2. Procesamiento de la información
                 3. Redacción
                 4. Elaboración de gráficas
                 5. Formato y composición
                 6. Revisión y aprobación
                 7. Distribución y control

           Los métodos más usuales para recolectar información son:

                 a. Investigación documental
                 b. Observación
                 c. Cuestionarios
                 d. Entrevistas

 PROCESAMIENTO DE LA INFORMACIÓN

          Después de reunidos todos los datos, el paso siguiente es organizarlos en forma lógica mediante el desarrollo de un esquema de trabajo, es decir, el proyecto del manual. Lo primero que debe hacerse es un análisis y depuración de la información, con la finalidad de facilitar el manejo y ordenamiento de la que debe incluirse en el contenido del manual.

 

           Para la integración de cada manual es importante uniformar los criterios tanto en terminología como en la presentación de la información, con el propósito de que se mantenga un sentido de continuidad y de uniformidad. También es importante indicar las contradicciones a medida que se van presentando, a fin de poder eliminarlos posteriormente; para ello es necesario realizar reuniones con los representantes de las áreas que van a ser incluidas en el manual.

REDACCIÓN

         En este caso lo más conveniente es que un especialista en corrección de estilo se encargue de revisar la versión final de los manuales, con el objeto de garantizar que la forma de redacción de los mismos es la más adecuada para los propósitos que se persiguen, y no perder mucho tiempo en aspectos de forma o redacción.

 

ELABORACIÓN DE GRAFICAS

         Las técnicas visuales que se usan con mayor frecuencia en los manuales administrativos son: organigramas, diagramas de flujo, cuadros de distribución de actividades, distribución de espacio y formas. Su elaboración deberá hacerse utilizando las técnicas más sencillas y conocidas en el medio, uniformado su presentación a fin de facilitar la comprensión de los mismos.

 FORMATO Y COMPOSICIÓN

           El formato de los manuales administrativos pueden presentar diversas características, las que dependen de la finalidad de los mismos, así como del tipo de material que forman parte de su contenido y de las limitaciones de los equipos de impresión o reproducción disponible.

 

REVISIÓN Y APROBACIÓN

           El analista de sistemas tiene que coordinar los esfuerzos de las revisiones y asegurarse de que se lleven a cabo las correcciones necesarias. Ya que el coordinador con frecuencia tiene mayor jerarquía que el analista, la coordinación de las revisiones deben hacerse con tacto y diplomacia. Si se planea una adecuada revisión, se pueden evitar o llevar al mínimo los problemas.

          Uno de los más sencillos modos de reducir los problemas de revisión consiste en reunirse anticipadamente con los analistas y revisar el material del manual. En la reunión es necesario mencionar la responsabilidad del coordinador como el analista y el deseo de ayudar en todas las formas posibles.

 

          Posterior a la revisión del proyecto del manual deberá someterse a la aprobación de las autoridades correspondientes, con el propósito de poder iniciar la reproducción del mismo y posteriormente su distribución. Esta puede ser de dos maneras:

  • Que la aprobación aparezca en la parte inferior de cada hoja o;
  • Que la aprobación aparezca en una sola hoja, y ésta se coloque al principio del manual, después de la identificación.

DISTRIBUCIÓN Y CONTROL

          Se recomienda que la unidad orgánica responsable de la racionalidad administrativa, elabore una selección y registro de funcionarios y unidades administrativas que deben contar con ejemplares de los manuales, con el propósito de proporcionarles de manera permanente la información necesaria para mantener actualizados los ejemplares distribuidos.

          Las revisiones periódicas de los manuales es la forma de motivar a los usuarios, ya que estos deben tener la responsabilidad de mantener el manual actualizado y esto a su vez, permite dar cuenta del interés que estos tengan al respecto.

 

EL PROCESO DE ACTUALIZACIÓN

           En nuestra experiencia y en la mayoría de las organizaciones, se presentan o se van presentando cambios o modificaciones constantes, debido a que agregan nuevos trabajos o se hace mejoras en los trabajos cotidianos, los cuales por lo general son de bastante importancia, y por ende, deben reflejarse rápidamente en el manual de organización o de procedimientos, aunque sea necesario volver a redactar o suplementar el documento relativo a la interpretación de la estructura organizacional.

 

 

      

Recopilación de información de:

  • Rodríguez Valencia Joaquín, cómo elaborar y usar los manuales administrativos ( 2ª edición) México, ECASA, 1995.
  • Kendall E. Kenneth y Julie E. Kendall, Análisis y diseño de sistemas ( 1ª. DE. ) México, Prentice Hall, 1991

 

Notas editoriales:  

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Última actualización el Martes, 03 de Febrero de 2009 16:59  

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